Окреслюючи цілі та напрямки розвитку діяльності підприємства, його керівництво має визначити необхідні для їхньої реалізації ресурси, у тім числі трудові.
Планування трудових ресурсів на діючому підприємстві починається з оцінки їхньої наявності. Останнє передбачає інвентари­зацію робочих місць, виявлення кількості тих, хто працює на кожній операції, що забезпечує реалізацію кінцевої мети (створення продукції, надання послуг). Аналіз і дальші розрахунки проводяться За категоріями працівників (робітники, керівники, спеціалісти, службовці), а для кожної з них — за професіями, спеціальностями, Розрядами. Щодо працівників розумової праці, то в цьому разі можна використати систему інвентаризації трудових навичок або спе­ціальностей, тобто реєстрацію професійних навичок службовців із зазначенням кількості працівників, які володіють ними.
Розрахунки чисельності спираються не лише на кількісну та якісну оцінку самих трудових ресурсів, а й на можливий рівень їхнього використання та на аналіз факторів, які впливають на цей рівень, -технічних, організаційних, соціально-економічних.
Об'єктами аналізу в такому разі стають:
Ø номенклатура продукції, що виготовляється, та послуг, що надаються;
Ø утрати робочого часу та причини таких;
Ø характер та порівняльний рівень технологічних процесів і устаткування;
Ø прогресивність та відповідність сучасним вимогам органі­зації праці та виробництва;
Ø рівень мотивації трудової діяльності;
Ø норми обслуговування та виробітку, рівень фактичного вико­нання норм тощо.
Визначення планової чисельності персоналу залежить від спе­цифіки підприємства, особливостей його функціонування. Зокрема:
1) розрахунки за обсягом будуть різними для підприємств масо­вого та серійного виробництва у порівнянні з підприємствами оди­ничного й дослідного виробництва;
2) підприємство, яке докорінно диверсифікує свою діяльність, натрапить на значно більші проблеми в розрахунках ніж під­приємство, що тільки збільшує обсяги виробництва чи надання послуг;
3) підприємству, виробництво на якому має ритмічний характер протягом усього року, незнані проблеми виробництва сезонного характеру, у тім числі щодо розрахунків чисельності персоналу.
За умови значних організаційних змін (наприклад створення нового підприємства) оцінка майбутніх потреб у трудових ресур­сах є досить складним завданням. У цьому разі використовують типові структури, моделі, аналоги.
За визначення чисельності на перспективний період необхідно враховувати фактори зовнішнього середовища, а саме:
ринкову кон'юнктуру, зв'язану з тим чи тим видом діяльності;
циклічність розвитку економіки, передбачення можливого за­гального економічного спаду;
регіональні особливості ринку праці (переміщення виробни­чих потужностей в регіони з нижчою вартістю праці);
державні (урядові) програми, замовлення, контракти (згідно з останніми підприємство зобов'язане створювати нові робочі місця);
юридичні аспекти (закони, договори з профспілками і т. ін.), що регулюють трудові відносини, захищають інтереси окремих категорій населення та працівників;
можливості використання тимчасового наймання працівників, надомної праці.
Техніка розрахунків планової чисельності окремих категорій працівників визначається конкретною специфікою їхньої профе­сійної діяльності та галузевими особливостями функціонування того чи того підприємства.
Але в будь-якому разі вона має базуватись на врахуванні мож­ливої економії затрат праці за факторами.
Розглянемо систему необхідних (основних) розрахунків на при­кладі промислового підприємства.

Передовсім для виявлення загальної (здогадної) чисельності промислово-виробничого персоналу на плановий період викорис­товується метод коректування базової чисельності:

де Чпл чисельність промислово-вирооничого персоналу, що не­обхідна для забезпечення планового обсягу виробництва, осіб;
Чб— базова (очікувана) чисельність, осіб;
∆V—плановий темп зростання обсягу виробництва продукції, %;
∆Ч — сумарна зміна чисельності за пофакторним розрахунком можливого зростання продуктивності праці, осіб.

Точнішим є метод розрахунку планової чисельності на підставі повної трудомісткості виготовлення продукції:

Де Σ1— повна трудомісткість виробничої програми планового року (включає технологічну трудомісткість, трудомісткість обслу­говування та управління виробництвом), нормо-годин;
Трп—розрахунковий ефективний фонд часу одного працівника, годин;
Квн— очікуваний коефіцієнт виконання норм.

Чисельність робітників, що зайняті на роботах, які нормуються розраховується за формулою:


де t1 — планова трудомісткість одиниці і-го виду-виробу, нормо-годин;
m1— кількість виробів і-го виду, одиниць;
n — кількість видів виготовлюваних одиниць.

Чисельність основних робітників, зайнятих на ненормованих ро­ботах (Чоспл), — контроль технологічного процесу, управління апа­ратами, машинами та іншим устаткуванням, розраховується за нор­мами обслуговування, а саме:


Чоспл=m0 ∙ Пзм ∙ Кro : Ноб


де m0— кількість об'єктів, що обслуговуються (агрегатів і т. ін.);
Пзм — кількість змін роботи на добу;
Кro —коефіцієнт переводу явочної чисельності в облікову, який розраховується за формулою = 100: ( 100- f), де f— плановий процент невиходів робітників на роботу;
Ноб — норма обслуговування одного агрегату (машини) — кількість об'єктів на одного робітника.

За встановлення чисельності управлінського персоналу керують­ся типовими штатними розкладами (схемами, моделями), вироб­леними наукою управління та практикою у тій чи тій сфері діяль­ності.
Додаткова потреба персоналу на перспективний (плановий) пе­ріод заявляється на підставі порівняння його фактичної наявності та потреби на плановий період за окремими професіями та квалі­фікаціями.
Вона розраховується як очікуваний приріст з урахуванням ком­пенсації зменшення (вихід на пенсію, призов до армії та ін.), замі­ни практиків спеціалістами тощо.